Кадровый аудит
Кадровый аудит
Кадровый аудит и консалтинг – деятельность профессиональных экспертов, выполняемая для улучшения результатов работы организаций.
Если своевременно инициировать кадровый аудит и консалтинг, работодатель обезопасит себя от проблем с контролирующими органами, избежит выплат крупных штрафов, обеспечит персоналу оптимальные условия работы и профессиональный рост.
Когда обращаются за услугами кадрового аудита
Независимая экспертиза кадровых процессов становится актуальной в таких ситуациях как:
- Оптимизация порядка управления коллективом организации
- Установление нормального количества управляющих и исполняющих сотрудников
- Уменьшение временных затрат, которые требуются для решения поставленных задач и принятия решений
- Устранение лишних информационных потоков, замедляющих профессиональную деятельность работников организации
- Автоматизация некоторых бизнес-процессов, требующих оперативной обработки и управления
- Грамотная оценка способностей, личностных и профессиональных качеств персонала
- Снижение нагрузки в соответствии с возможностями и опытом работников
- Рациональное распределение обязанностей между специалистами разного профессионального профиля и квалификации
- Повышение уровня работы внутренней кадровой службы компании, где организуется эффективная деятельность с планированием всех этапов работы
- Формирование дружного, коммуникабельного коллектива и развитой корпоративной культуры
- Вовлечение сотрудников в ценности фирмы, повышение мотивации персонала
- Установление комфортного рабочего микроклимата
- Устранение и профилактика конфликтов с органами трудовой инспекции
- Приведение организации в соответствие с последними поправками в отечественное законодательство
- Сохранение деловой репутации субъекта экономических отношений, предотвращение начисления серьезных штрафов и применения других видов административных наказаний
- Эффективная подготовка к прохождению государственной проверки
- Смена руководства кадрового отдела, генерального директора юридического лица
Что такое кадровый аудит
Кадровый аудит представляет собой независимое квалифицированное исследование документации компании. Он позволяет изучить специфику работы фирмы и оптимизировать процессы делопроизводства.
Считается большой ошибкой приводить кадровые бумаги в порядок только при наличии информации о приближающейся проверке контролирующих служб.
Такой подход может:
- Приводить к серьезным проблемам с государственными органами
- Стать причиной привлечения к юридической ответственности за нарушение трудовых норм
- Руководителям организаций следует постоянно контролировать качество делопроизводства, исключая риск ошибок задолго до взаимодействия с надзорными структурами
Результаты СОУТ действительны одновременно с результатами аттестации рабочих мест, которая проводилась до вступления в силу нового закона. При этом как по тем, так и по другим итогам организуемые на предприятиях условия выполнения работ подразделяются на несколько классов и подклассов.
Аудит можно заказывать отдельно или в комплексе с операциями по кадровому консалтингу. Проводить исследование внутренней документации могут сотрудники предприятия или сторонних организаций. Исполнители из специализированных компаний имеют богатый опыт аналитической деятельности и отличное знание действующего законодательства.
Квалифицированные сотрудники самостоятельно исследуют документы организации и представляют ее руководителю детальный отчет с выявленными ошибками и рекомендациями по их устранению.
Если начальник компании принимает решение вести аудит своими силами, он издает приказ о проведении проверки. В документе отражаются цели, стадии и сроки исследования, ФИО ответственных сотрудников предприятия.
Зачем требуется кадровый аудит
Выделяют несколько целей проведения аудита кадрового потенциала:
- Подготовка компании к инспекционной проверке на предмет соблюдения предписаний миграционного, трудового, страхового, налогового, пенсионного, архивного законодательства
- Повышение уровня профессионализма специалистов кадровой службы компании
- Подготовка действенного плана, направленного на исправление допущенных нарушений
- Объективная оценка и анализ состояния кадровых документов
Виды кадрового аудита
Длительность аудита зависит от выбранного типа проверки и может составить от 1 до 21 дня.
Исследованию могут подвергаться:
- Управленческие и кадровые процессы, протекающие в организации
- Элементы структуры компании
- Персонал, включая его численность, качество, достаточность и распределение. Решается вопрос присутствия достойного кадрового резерва
Этапы аудита
- Проверка кадровых документов
Каждый работодатель имеет обязанность сформировать и следить за соответствием следующего пакета кадровых документов:
- Правила внутреннего распорядка
- График отпусков
- Инструкция по охране труда
- Положение о защите персональных данных
- Табель учета рабочего времени
- Положение об оплате труда
- Штатное расписание
- Личная карточка работника
- Трудовой договор
- Трудовая книжка сотрудника
Определенные документы должны быть разработаны работодателем при наличии соответствующих условий.
Организациям может потребоваться утверждение:
- Графика смен
- Коллективного договора
- Должностных инструкций
- Положений о премировании
- Положений о неразглашении
- Перечня должностей с ненормированным рабочим графиком
- Договора о коллективной или индивидуальной материальной ответственности
2.Экспертиза документации
Специалисты устанавливают правильность оформления бумаг, их соответствие актуальным требованиям российского законодательства.
Исследование содержания кадровых документов подразумевает проверку на такие критерии как:
- Основанность на ТК РФ и других нормативных актах
- Отсутствие признака нарушения прав работников
- Объективное описание условий труда компании
- Ознакомленность персонала с положениями
- Правильность регистрации, учета и хранения документации
- Актуальность внесенной информации
- Наличие сведений о приеме и переводах работников
- Указание всех необходимых кодов
- Нумерование, пломбирование, прошивка, подпись, скрепление документов печатью
3.Аудит программного обеспечения
Важную роль при выполнении аудита играет проверка бумаг с помощью специализированных программных продуктов. Электронные базы данные содержат унифицированные формы с актуальными сведениями.
Специалисты анализируют:
- Порядок доступа к программному обеспечению и подготовке кадровой документации
- Полномочия отдельных сотрудников, наличие допуска к персональным данным
- Варианты несанкционированного доступа или потери кадровой информации
- Целесообразность использования определенных программных продуктов
4.Оформление итогов кадрового аудита
По результатам проверки эксперт составляет отчет. Документ содержит полное описание проведенных мероприятий. Отчет о состоянии кадрового учета описывает выявленные ошибки и риски.
Экспертное заключение можно условно разделить на 2 блока:
- Данные о проверке локальных актов, приказов, графика отпусков, штатного расписания
- Сведения по делу каждого сотрудника, включая трудовые договоры, личные карточки, трудовые книжки
В результате аудиторской проверки работодателю удается объективно оценить:
- Структуру управленческого персонала
- Эффективность стиля управления
- Потребность в обучении работников
- Кадровую обеспеченность фирмы
- Социально-психологический климат на предприятии
Кадровый консалтинг
Систему мероприятий для совершенствования структуры юридического лица, улучшения корпоративной культуры называют кадровым консалтингом. Его целью является создание и внедрение действенных методик управления персоналом для повышения конкурентоспособности и прибыльности организации.
HR-консалтинг подразумевает широкий спектр задач, включающий:
- Поиск сотрудников
- Разработку программ развития
- Анализ потребностей фирмы в персонале
- Аттестацию и повышение квалификации
- Оценку результатов трудовой деятельности
- Применение мер для мотивации работников
- Коррекцию социально-психологического климата
Содержание кадрового консалтинга
Выполнение кадрового консалтинга подразумевает под собой:
- Аналитику текущего состояния и кадрового потенциала
- Проверку должностных функций
- Исследование организационно-кадровой структуры
- Изучение деятельности кадрового менеджмента
- Совершенствование управленческих технологий
При осуществлении своей профессиональной деятельности кадровые консультанты применяют следующие действенные методики:
- Коучинг. Означает обучение персонала для улучшения деловых и личностных качеств. Профессиональный тренер помогает обучающимся самостоятельно находить решения для поставленных работодателем задач
- НЛП. Психотерапевтическая техника позволяет разработать эффективную систему управления бизнесом. Нейролингвистическое программирование предлагает пути развития предприятия, основываясь на беседах и социальных исследованиях мнения сотрудников
Выделяют 2 этапа кадрового консалтинга:
- Аналитический. Включает исследование истории компании, сбор дополнительной информации о кадровых процессах, определение программы консультирования
- Программирующий. Необходим для активизации и обучения работников, создания оптимальных трудовых условий
Грамотное проведение кадрового консалтинга дает такие положительные результаты как:
- Сокращение временных затрат на подбор персонала
- Уменьшение издержек и расходов на ФОТ
- Оценка системы управления кадрами
- Улучшение психологического климата
+7 925 225-67-98
info@avilon-expert.ru
117105, Москва, Варшавское шоссе д 33, стр 4, Оф 10.